Gruppieren von Anmerkungen

In PDF Annotator 4 haben wir viele hilfreiche neue Werkzeuge eingebaut, die Ihre Arbeit noch weiter vereinfachen sollen. In diesem Artikel möchte ich eine dieser Funktionen genauer beleuchten: Das Gruppieren von Anmerkungen. Falls Sie die Funktion selbst noch nicht entdeckt hatten, werden Sie sie in Zukunft sicher häufig verwenden.

So gruppieren Sie Anmerkungen

Anmerkungen selektieren Die Funktion zum Gruppieren finden Sie im Untermenü Selektion. Starten Sie einfach mit einem neuen Dokument und platzieren Sie verschiedene Anmerkungen auf der ersten Seite. In diesem Beispiel habe ich einen Textkasten, einen Stempel mit einem Ausrufezeichen-Symbol und einen Datums-Stempel verwendet.

Um diese Anmerkungen zu gruppieren, müssen sie zunächst selektiert werden. Halten Sie dazu einfach die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie die Anmerkungen dann nacheinander an. Eine alternative, einfachere Methode ist die Verwendung des Selektions-Lassos. In der Werkzeugleiste finden Sie das Lasso-Werkzeug. Sie können auch einfach die Taste S drücken.

Kreisen Sie nun die Anmerkungen ein, schon sind sie selektiert. Sie können diese Gruppe selektierter Anmerkungen nun gemeinsam verschieben. Sobald Sie aber einmal neben die Anmerkungen klicken ist die Selektion aufgelöst, und die einzelnen Elemente sind wieder separat. Um die Gruppierung aber aufrecht zu erhalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Selektion, sodass sich das Kontextmenü öffnet. Wählen Sie nun Selektion, Gruppieren - und schon sind die vorher separaten Anmerkungen in einer Gruppe zusammengefasst.

Anmerkungen selektieren

Diese Gruppe kann nun an einem Stück verschoben oder bearbeitet werden, sobald Sie eines der Elemente anklicken.

Möchten Sie die Anmerkungen wieder separieren, selektieren Sie die Gruppe, machen Sie einen Rechtsklick darauf und wählen Sie diesmal im Menü Selektion den Punkt Gruppierung auflösen. Klicken Sie jetzt neben die selektierten Anmerkungen, um die Auswahl aufzulösen, und Sie werden bei erneutem Anklicken der Elemente feststellen, dass diese nun wieder separat sind.

Schneller erreichen Sie die Funktion Gruppieren/Gruppierung auflösen übrigens über die Schalter in der Werkzeugleiste.

Tipps zum Umgang mit Gruppen

Übrigens können Sie eine solche Gruppe von Anmerkungen auch als wiederverwendbaren Stempel speichern. Selektieren Sie die Gruppe und öffnen Sie wieder mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Diesmal wählen Sie Selektion, Selektion als Stempel speichern. In einem Fenster können Sie nun eine Beschreibung dieses Stempels eingeben und den Stempel speichern. Der Stempel steht von nun an immer in der Stempel-Toolbox für Sie bereit.

Gruppieren oder nicht?

Normalerweise ist das automatische Gruppieren von Stempeln sehr praktisch. Es gibt aber auch Situationen, in denen dies unerwünscht ist.

  • Selektieren Sie wie gehabt die Anmerkungen, die Sie zu einem Stempel zusammenfassen möchten.
  • Sie müssen die Anmerkungen jetzt noch nicht gruppieren, wählen Sie nur wie vorhin Selektion als Stempel speichern.
  • Im nun erscheinenden Fenster sehen Sie links unten eine Einstellung Gruppiert einfügen. Diese Einstellung ist standardmäßig angehakt. Die Anmerkungen, die hier als Stempel gespeichert werden, werden also automatisch gruppiert, sobald sie in ein Dokument eingefügt werden.
  • Schalten Sie diese Einstellung ab, um zu vermeiden, dass die Gruppierung automatisch erfolgt. Die Anmerkungen werden trotzdem gemeinsam als Stempel gespeichert und bei Verwendung ins Dokument eingefügt, jedoch nun ohne gruppiert zu werden. So können Sie einzelne Elemente des Stempels gleich bearbeiten, ohne die Gruppierung zuerst auflösen zu müssen.

Selektion als Stempel speichern

Wenn Sie beispielsweise Textkästen und grafische Elemente zu einem Stempel zusammenfassen, und nach dem Einfügen des Stempels immer gleich den Text in dem Textkasten ändern möchten, müssten Sie mit der automatischen Gruppierung immer zuerst die Gruppe auflösen, bevor Sie den Text bearbeiten können. Ohne die Einstellung können Sie aber sofort nach dem Einfügen des Stempels den Textkasten bearbeiten. Probieren Sie es einfach mal aus.